Office Manager (w/m/d) in Teilzeit

Permanent employee, Part-time · Berlin

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TELUS Health Engage setzt sich dafür ein, Menschen weltweit zu einem gesünderen Leben zu befähigen. Angetrieben von unserer Vision, eine gesündere Zukunft zu gestalten, nutzen wir die Möglichkeiten modernster Technologien und stellen gleichzeitig die Einzigartigkeit jedes Einzelnen in den Mittelpunkt, um die Zukunft der Gesundheitsversorgung aktiv mitzugestalten. Als führender globaler Anbieter im Bereich Gesundheit und Well-being – von körperlicher und mentaler bis hin zu finanzieller Gesundheit – verbessert TELUS Health Engage die Gesundheitsergebnisse für Konsument:innen, Patient:innen, medizinische Fachkräfte sowie für Arbeitgeber und Mitarbeitende.

Mit unserer klinischen Expertise, unserer globalen Präsenz und unserer digitalen Well-being-Plattform im Rahmen unserer Integrated Health Solutions unterstützt TELUS Health Engage weltweit über 35 Millionen Menschen dabei, ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden ganzheitlich zu stärken. Durch die Kombination unseres mehrfach ausgezeichneten Employee Assistance Program (EAP) mit proaktiven Wellness-Lösungen in einem digitalen Ökosystem ermöglichen wir gesündere, zufriedenere und produktivere Mitarbeitende. Unser Ansatz hilft dabei, Herausforderungen in den Bereichen Familie, Gesundheit, Leben, Finanzen und Arbeit frühzeitig zu erkennen, vorzubeugen und erfolgreich zu bewältigen.

Für unser Berliner Büro suchen wir eine:n Office Manager (w/m/d) in Teilzeit, der oder die unser Team unterstützt.
Du arbeitest eng mit unserem Office Manager in Vollzeit zusammen und trägst dazu bei, einen Arbeitsplatz zu gestalten, an dem einfach alles funktioniert. Dabei stehen Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und eine gemeinsame Verantwortung für ein positives Workplace-Erlebnis im Mittelpunkt.

Diese Position ist eine reine Vor-Ort-Rolle in unserem Berliner Büro.

Deine Mission

Unser Berliner Büro wächst – inzwischen nutzen wir zwei Etagen im selben Gebäude. Damit unser Arbeitsplatz auch bei steigender Auslastung weiterhin einladend, funktional und gut organisiert bleibt, suchen wir eine:n Office Manager in Teilzeit, der oder die uns dabei unterstützt, die nächste Phase unseres Büros aktiv mitzugestalten.

Diese Rolle lebt von Engagement und Teamarbeit: Wir suchen eine Person, die Struktur schafft, den Überblick behält und eng mit einer zweiten Office Managerin bzw. einem zweiten Office Manager zusammenarbeitet, um einen Arbeitsplatz zu gestalten, an dem Menschen wirklich gerne zur Arbeit kommen.

Manche Tage verlaufen ruhig und operativ, andere bringen unerwartete Herausforderungen mit sich. In jedem Fall bist du die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft.
Womit du deine Zeit verbringen wirst:
  • Unterstützung im täglichen Office-Betrieb und dafür sorgen, dass unsere Gemeinschaftsflächen einladend, ordentlich und funktional bleiben
  • Bearbeitung von Post und Paketen
  • Abstimmung mit Dienstleistern sowie dem Gebäudemanagement
  • Unterstützung bei internen Events (z. B. Leadership-Meetings oder Firmenfeiern)
  • Verwaltung von Bürobedarf sowie Snacks und Getränken
  • Vorbereitung von Onboarding-Logistik, z. B. Zugangskarten und kleine Willkommensdetails
  • Unterstützung bei der Reiseorganisation, wenn erforderlich
  • Mithilfe bei der Lösung alltäglicher Bürothemen sowie gelegentlich auftretender unerwarteter Herausforderungen
  • Unterstützung bei Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und bei Workplace-Projekten, z. B. Büroverbesserungen
Das solltest du mitbringen:
Für uns zählt die richtige Einstellung mehr als ein perfekter Lebenslauf. Du wirst dich bei uns wahrscheinlich wohlfühlen, wenn du:
  • gerne Menschen unterstützt und zu einer offenen, einladenden Atmosphäre beiträgst
  • organisiert und zuverlässig arbeitest, ohne dabei zu starr zu sein
  • offen kommunizierst und gut mit anderen zusammenarbeitest – auf Deutsch und Englisch
  • auch in hektischeren Momenten ruhig und pragmatisch bleibst
  • gerne eng im Team arbeitest, statt alles allein zu organisieren
Erfahrung im Office Management, in der Hotellerie, bei Events oder im operativen Bereich ist hilfreich – Persönlichkeit und Einstellung sind für uns jedoch genauso wichtig.

Dein Team
Du arbeitest eng mit unserem Office Manager in Vollzeit sowie dem People Team zusammen. Unser Ziel ist einfach: ein Arbeitsplatz, an dem alles reibungslos funktioniert und an dem Menschen gerne zusammenkommen.

Wenn du Lust hast, daran mitzuwirken, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Interview-prozess

Unser Bewerbungsprozess
  • Erstes Gespräch mit einer/einem Senior TA Partner
  • Zweites Gespräch mit unserem Head of People und einem Mitglied des People Teams
  • Drittes Gespräch vor Ort, bei dem du die weiteren Mitglieder des People Teams kennenlernst
Was wir dir bieten:
Ein kleiner Einblick in unsere Benefits
  • 30 Tage Remote-Work-Option pro Jahr
  • Bis zu 33 Tage Urlaub pro Jahr (28 Basistage + jährlicher Betriebszugehörigkeitsbonus von bis zu 3 Tagen + 2 zusätzliche Tage für die Nutzung unserer App). Der Anspruch basiert auf einer Vollzeitstelle und wird für Teilzeitrollen anteilig berechnet.
  • Zuschuss für deine Urban Sports Club-Mitgliedschaft
  • 35 € monatliches Cashback zur Unterstützung deiner täglichen Ausgaben
  • Self-Development-Tage für Workshops, Konferenzen, Trainings oder Weiterbildungen
  • Team-Events und Company-Events
  • Mitarbeiterempfehlungsprogramm mit Bonus
  • Corporate Benefits
  • Employee Assistance Programme (EAP) zur Unterstützung deiner mentalen Gesundheit
Bitte beachte: Unsere Büros schließen über die Weihnachts- und Neujahrszeit für etwa zwei Wochen. Den 24. und 31. Dezember schenken wir dir als zusätzliche Urlaubstage. Weitere Tage in diesem Zeitraum, die keine gesetzlichen Feiertage sind, werden von deinem jährlichen Urlaubsanspruch abgezogen.

Wofür wir stehen:


Customer First
Wir schaffen bedeutungsvolle, menschliche Verbindungen, um bessere Ergebnisse für unsere Kund:innen und unsere Communities zu erzielen – unterstützt durch unsere weltweit führende Technologie, unsere gemeinsame Innovationskraft und eine Kultur der Fürsorge.
Embrace Change
Wir hinterfragen den Status quo, experimentieren und gehen kalkulierte Risiken ein, um uns von anderen abzuheben und kontinuierlich führende Ergebnisse zu erzielen.
Grow Together
Wir ermutigen alle, ihr ganzes Selbst zur Arbeit mitzubringen, schätzen unsere Einzigartigkeit und stehen stets gemeinsam als ein Team zusammen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Kandidat:innen, die bereits eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland besitzen oder diese eigenständig erhalten können (z. B. über eine Blue Card, Chancenkarte, ein abhängiges Visum o. Ä.).
Bitte beachte jedoch, dass wir derzeit keine zusätzliche Visumsunterstützung oder Relocation-Pakete anbieten können.
Über uns

Als a global führender Anbieter für Gesundheit und Wohlbefinden – einschliesslich körperlicher, psychischer und finanzieller Gesundheit – verbessert TELUS Health die gesundheitlichen Ergebnisse für Verbraucher, Patienten, Fachkräfte im Gesundheitswesen, Arbeitgeber und Beschäftigte.

Wir bieten umfassende EAP-Dienstleistungen und unterstützen Kundenunternehmen sowie deren Mitarbeitende mit emotionaler und praktischer Beratung. Unsere Beratenden stellen Kurzzeitberatungen für unsere Klientinnen und Klienten persönlich vor Ort bereit.

Hello there, people at Telus Health are happy to greet you
TELUS Health Engage is empowering every person to live their healthiest life. Guided by our vision to create a healthier future, we are leveraging the power of our cutting-edge technology and focusing on the uniqueness of each individual to create the future of health. As a leading global health and well-being provider – encompassing physical, mental and financial health – TELUS Health Engage is improving health outcomes for consumers, patients, healthcare professionals, employers and employees.

TELUS Health Engage supports the total health and well-being of over 35 million lives worldwide with our clinical expertise, global presence and digital well-being platform offered through our Integrated Health Solutions. We empower healthier, happier, and more productive employees by combining our award-winning Employee Assistance Program with proactive wellness solutions in a digital ecosystem that helps them prevent and manage issues in family, health, life, money, and work.

We're looking for a part-time Office Manager (w/m/d) to join our team in Berlin. 
You’ll work closely with our full-time Office Manager to create a workplace where things simply work. This is about great teamwork and shared responsibility for the overall workplace experience.

This is an on-site position.


Your mission:


Our Berlin office is growing and we now operate two floors in the same building. To keep the workplace welcoming, functional and clean even when things get busy, we are looking for a part-time Office Manager to help shape the next chapter of our office.

This role is about commitment and team work: someone who brings structure, keeps an overview and works closely with a second Office Manager to create a workplace where people genuinely enjoy coming to work.

Some days are calm and operational, others involve solving the unexpected. Either way, you are the kind of person who quietly makes things work.

How you will spend your time:
  • Support daily office operations and keep shared spaces welcoming, clean and functional
  • Handle mail and packages
  • Coordinate with vendors and facility partners
  • Support internal events (leadership meetings, company parties)
  • Manage office supplies, snacks and drinks
  • Prepare onboarding logistics such as access cards and welcome touches
  • Support travel coordination when needed
  • Help handle everyday office challenges and the occasional unexpected issue
  • Support work safety measures and workplace projects such as office improvements
What you should bring to the table:
We care more about mindset than perfect credentials. You’ll likely thrive here if you:
  • Like helping people and creating a welcoming atmosphere
  • Are organised and reliable without being overly rigid
  • Communicate openly and collaborate well with others, in German and English
  • Stay calm and practical when things get busy
  • Enjoy working closely with a teammate rather than running things alone
  • Experience in office management, hospitality, events or operations is helpful, but personality and mindset matter just as much.

Your team


You’ll work closely with our full-time Office Manager and the People Team. The goal is simple: a workplace where everything runs smoothly and people enjoy being together.


If that sounds like something you’d like to help build, we’d love to hear from you.

Interview process
  1. First interview with a Senior TA Partner
  2. Second interview with our Head of People & a member of the People team
  3. Third onsite interview to meet the other members of the People Team
What we offer:
A sneak peek into your benefits:
  • 30 days of remote work allowance
  • Up to 33 days annual vacation allowance (28 base days, + yearly tenure bonus up to 3 days, + 2 days for using our app!). Entitlement is based on full-time employment and will be granted on a pro rata basis for part-time roles.
  • Subsidy for your UrbanSportsClub membership
  • 35 EUR monthly cashback to cover daily expenses
  • Self-development days allowance (workshops, conferences, training sessions etc.)
  • Team events and company events
  • Referral bonus for employees
  • Corporate benefits
  • Employee Assistance Programme (EAP) for mental well-being
Please note: our offices close over the Christmas and New Year period for approximately two weeks. We gift the 24th and 31st December as extra vacation days and any additional non-public holiday days during this time will be taken from your annual leave.

What we stand for:
  • Customer First: We create meaningful, human connections to improve outcomes for our customers and our communities, powered by our world-leading technology, collective ingenuity and culture of caring.
  • Embrace Change: We challenge the status quo, experimenting and taking calculated risks to differentiate ourselves from our peers and deliver consistently leading results.
  • Grow Together: We welcome everyone to bring their whole self to work, appreciating our uniqueness and always standing together as one team.
We're happy to consider candidates who already have the right to work in Germany or can secure it independently (for example, through a Blue Card, Opportunity Card, Dependent Visa or so on). However, kindly note that we’re currently unable to provide additional visa sponsorship or relocation assistance.
About us

As a global-leading health and well-being provider – encompassing physical, mental and financial health – TELUS Health is improving health outcomes for consumers, patients, healthcare professionals, employers and employees.

We provide comprehensive EAP services, offering emotional and practical support to client companies and their employees. Our counsellors deliver face to face short-term counselling services to our clients.
YOUR APPLICATION
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